Cómo Usar GMAIL de forma Eficaz (I)

En una entrada anterior estuvimos viendo cómo dar unos primeros pasos en el uso de GMAIL.

De esta forma, conseguimos elegir una imagen para nuestro perfil, y añadir un pie de firma. 

Ahora cuando enviemos un correo electrónico, mostraremos que nuestra cuenta de Educarex está personalizada. Esto nos proporciona una sensación de profesionalidad y cercanía en la persona que reciba nuestro mensaje. ;-)

En esta entrada vamos a tratar otras opciones que nos van a permitir usar GMAIL de forma eficaz.
En primer lugar, vamos a ver cómo organizar de forma visual nuestros correos.

Para ello, podemos utilizar los iconos que aparecen por defecto en la bandeja de entrada.

Para poder disfrutar de una variedad de iconos, debemos ir a configuración tal y como se muestra en la imagen:

Ahora dentro de la pestaña General vamos al apartado de estrellas, y arrastramos las estrellas desde sin uso hasta en uso, eligiendo aquellos iconos que vayamos a usar.

Damos a guardar cambios al final de la página, y ya podremos empezar a utilizarlos.

En mi caso me gusta usar los iconos para visualizar cada correo. Por ejemplo:

• A los alumnos les asigno una estrella verde. Así veo con rapidez aquellos correos con ejercicios y trabajos que debo corregir. 
• Los correos que recibo de los compañeros o del centro los marco con una estrella azul.
• Aquellos emails urgentes que recibo les adjudico una estrella roja.
• Etc.

Tarea 1: Descarga cuatro o más iconos siguiendo el procedimiento anterior, y elige uno para los correos que nos intercambiemos. ;-)

La siguiente opción de GMAIL que podemos emplear para sacar partido de esta aplicación está relacionada con las etiquetas. 

Si usamos etiquetas podemos  mantener la bandeja de entrada ordenada, y ser capaces de localizar cualquier correo electrónico. Ya que son como carpetas en las que puedes guardar correos electrónicos.

En el siguiente vídeo te muestro cómo crearlas, hacerlas más visibles y localizarlas para asignarles nuestros correos.

Después del vídeo aparece el mismo proceso representado en imágenes, así podrás seguir los pasos como te resulte más cómodo.  

Para crear una etiqueta, tras iniciar sesión en GMAIL, hay que hacer clic en más etiquetas, en la parte izquierda. 

A continuación, localizamos la opción crear etiqueta nueva, desplazando el cursor hacia abajo.

Y escribimos el nombre de la etiqueta. A su vez podemos  crear etiquetas anidadas en otras principales si fuese necesario.

Si no queremos que esta etiqueta esté anidada dentro de otra, no hacemos clic en esta opción.

Dándole a crear ya tendríamos nuestra etiqueta, y desde este momento cualquier email que seleccionemos, podemos moverlo a la misma. 

De esta forma es más sencillo localizar los correos electrónicos, guardándolos dentro de etiquetas de temáticas comunes.

Además, puedes editar cada etiqueta, borrarlas, añadir un color... Sólo necesitarás acercar el cursor hacia la etiqueta que quieras modificar, y hacer clic en la flecha que aparece a la derecha.

Y elegir la opción conveniente para cada caso.

La creación de etiquetas me permite guardar todos los correos que intercambio con mis alumnos, ya que he creado una para cada curso. Los correos que recibo de las aplicaciones a las que estoy suscrita, cuando quiero conservarlos,  los almaceno en una etiqueta a la que he llamado APPS, así como los correos que intercambio con compañeros...

Tarea 2: Crea una etiqueta para guardar todos los mensajes que nos intercambiemos que se llame Google Suite. Y asígnale un color a dicha etiqueta. De esta forma podrás mantener la bandeja de entrada ordenada, y te asegurarás de no perder ningún correo. 

Realiza una captura de pantalla en la que se aprecie la asignación de un icono en algunos correos electrónicos, y la creación de la etiqueta, y envíamela por correo electrónico.

Si sabes de algún uso más de las etiquetas o iconos y te gustaría compartirlo, no dudes en utilizar la zona de comentarios.;-)