Cómo Trabajar con Unidades de Equipo

Si dispones de una cuenta de Google Suite for Education, una buena opción para trabajar en grupo consiste en utilizar unidades de equipo.

En esta entrada vamos a ver en qué consisten, cómo trabajar con ellas y en qué se diferencian de Mi unidad de Google Drive.

Las unidades de equipo son espacios compartidos donde guardar archivos, buscarlos, acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo.

Para acceder a una unidad de equipo debemos entrar en la aplicación Google Drive.

Como vimos en entradas anteriores de este blog, Google Drive es una aplicación fundamental a tener en cuenta en nuestro kit de herramientas digitales.

Se trata de una aplicación que nos otorga un lugar seguro para todos nuestros archivos, y que nos permite tenerlos a mano en cualquier dispositivo. 

Si quieres saber más sobre Google Drive, recomiendo la lectura de dos enlaces indicados a continuación. Ya que, para hacer un buen uso de las unidades de equipo es necesario tener unos conocimientos básicos sobre cómo trabajar en Google Drive. ;)

Cómo iniciarse en el uso de Google Drive
Cómo sacar partido de Google Drive

Y, ¿en qué se diferencia Mi unidad de una unidad de equipo?

Si trabajamos en Mi unidad, todos los archivos son propiedad del usuario dueño de la cuenta, y él decide con quién compartirlos y qué permisos conceder al realizarlo.

En cambio, los archivos de unidades de equipo pertenecen a un equipo, y no a un usuario particular.

Las unidades de equipo se han diseñado para almacenar el trabajo de grupo de forma colectiva, de modo que si el usuario que creó un documento abandona el grupo, ese documento no desaparecerá con él. Sus archivos permanecerán en la misma para que el resto de miembros puedan seguir trabajando igual que antes.

Otros datos importantes sobre las unidades de equipo:

• Los usuarios sólo pueden mover archivos, y los administradores pueden mover carpetas.

• Todos los miembros ven el mismo conjunto de archivos.

• Cuando mueves un archivo de Mi unidad a una unidad de equipo, se comparte con todos los miembros de esa unidad, y pasa a ser propiedad del equipo.

• Al eliminar un archivo, este se alojará en la papelera 30 días hasta su eliminación definitiva.

• Puedes restaurar archivos si tienes acceso para editar o acceso completo.

• Para mejorar la colaboración se recomienda crear una unidad de equipo para cada proyecto, y asignar acceso completo a todos los miembros.

• Si deseas crear un archivo en una unidad, debes estar dentro de la misma, y darle al botón +Nuevo.

Espero que esta entrada os resulte útil, y os anime a utilizar las unidades de equipo con más seguridad.

La fuente que he seguido para elaborar esta entrada es el Centro de Ayuda de Administrador de GSuite.